【舉辦活動入門攻略】一文助您挑選合適的特色活動場地

現時不少企業都會舉辦五花八門的活動，其中有發佈會、年度晚會、團建活動等，形形色色的活動能為貴司帶來不同效益。一般而言，有部分企業舉辦活動的目的是營造一種專業形象，有部分則是建立不同社交網路，其餘則是促進員工之間的溝通和團隊精神。每逢舉辦活動，各大公司對於活動場地租賃總是有千千萬萬種目的與要求。現時社會上有不同形式或規模的活動場地，所以您的選擇也會隨市場供應而有所變動。

選擇活動場所的先決條件

每款活動場所各有優劣，如果想提高效率，主辦單位需要先最大化場地優勢，繼而縮小其不足之處。如果想要舉辦一場成功的活動，揀選一個合適場地是您的第一步。如果想要找到理想廣州特色活動場地，您或許需要先衡量以下要素，其中能夠分為兩大方向。

活動：即所有關於活動本身的要素，其中有針對活動的 ⸺

• 預期效果
• 預算成本
• 邀請物件
• 規模大小
• 宣傳籌備
• 舉辦時間
• 種類模式等

您可以先與活動場地提供者商量以上要點，部分場地能替您率先準備好一切，讓活動進行得滴水不漏，天衣無縫。

場地：一切關於活動場地與場地提供者所能提供的服務要素，當中包括 ⸺

• 所在位置
• 駐場服務
• 交通配套
• 場地限制
• 硬件設備
• 裝潢佈局
• 客制安排
• 租賃條款等

您可先上場地網站搜集相關資料，若然有更多疑惑亦可直接與服務團隊直接取得聯繫，有助節省更多時間用作籌備活動。

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活動自身層面

簡單來說，就是貴司本身想要通過活動達到什麼目的，而且想要獲得什麼成效。這個篇幅簡單大概討論公司進行活動前應該考慮的主要情況和條件，能幫助貴司更加深入瞭解自己需要什麼。

一、公司成本與預算

「公司資源有多少？」

在考慮場地時，最先決條件就是成本問題，同時也代表您願意投放多少資源去舉辦活動。打個比方，如果將大型宴會成本拆開來看，不得不承認場地租賃費用佔據最大比率。也許有人會想知道會議場地費用一般多少，但通常都要根據宴會人數、活動形式等去選擇合適的活動場地，從而推斷活動預算大概要多少。若然地點相對比較熱門或者方便，活動場地租賃費用也許會因此而變得高昂一點。

另一方面，如果您能夠成功尋找合適贊助商，那麼預算就會多一點，可以選擇的場所也會增加不少。若然預算有限，挑選一早有著完善會場配置的活動場地會比較理想，可以有助減少您部份額外費用。

二、活動目的與規模

「希望舉辦什麼活動？」

之後，舉辦活動應以活動性質、目標與規模作為考慮條件。假如您是舉行商務會議、員工培訓或者是公關活動，一般中心會場或是小型會議場地就相對比較適合，場內也有機會已經有充足配備，包括麥克風、視聽音響系統、講台以及 LED 螢幕等等。若果您是打算舉行周年晚宴、慶功宴、客戶招待宴會或是其他，那麼您就需要租用酒店或是商務中心提供的活動空間，有部分能提供完善配套、豪華裝潢甚至餐飲服務，為您帶來優質設施以及卓越服務，亦為您的貴賓帶來深刻理想體驗。

倘若您是舉辦為期需要數天的展覽會、邀請並招待不同媒體的新品發佈會，或者是規模宏大的盛宴，那您就需要租用面積較大的活動空間，應該要考慮尋找一個能容納需要人數的活動場地，或是能容許靈活佈局的活動空間，方便您進行相應場地配置安排。面對各種活動目的，活動規模也會按此而有所變動，所以有需要按照所需安排相應場地。

三、目標受眾與人數

「活動將邀請什麼賓客？」

隨後，您應該要以活動受眾作為考慮因素。總括而言，您需要考慮將會邀請的賓客是什麼類型人士，人數總共大概會是多少，這樣會影響到活動場地選擇。只要確定了上述考慮因素，您就能按照活動舉辦模式選擇一個合適的活動場地，確保活動會場容量能容納預期人數，以及場地相應的消防和安全守則，讓賓客獲得一個最佳體驗。

會場選擇有可能需要配合受眾群的喜好、口味或者需求，考慮場地是否有無障礙設施。如果活動本身是商務性質，而人數也不算太多的話，就可優先考慮商務中心所提供的場所。一般來說，他們均有較多活動經驗以及一應俱全的設備，而場地租用方面會比較彈性。商務中心通常能提供一個地點便利、佈局靈活的多用途活動場地，能協助您的活動邁向成功。部分商務中心更能根據您的需要，提供一站式服務，為您推薦合適的活動空間，更有專家為您提供意見，讓您由籌備、執行到整理場地都做得盡善盡美，共同創造獨一無二的活動體驗。

四、活動時間與籌備

「活動場地佈置策劃將進行多久？」

此外，場地租用也會與活動時長息息相關。一般活動均只需一天時間舉行，然而有部分活動還是會需要維持數天進行。如果是這種情況，您就有必要向提供活動空間出租服務的相關人士查詢，到底該處空間是否能夠應付您所需。假如您是尋找一些比較知名地點去舉行活動，那麼您就應該要提早瞭解是否有「檔期問題」，否則也會因此產生額外不必要費用。

至於活動準備方面，部分活動場地並不支援您進行場地設置，需要您自己去安排人手自行負責，所以在選擇活動場地的時候也應該要注意一下。如果您是需要協助或是額外活動彩排時間，那麼您就需要先向提供場地人士率先提出，否則也會導致場地租用時間不足，未能進行完善籌備。

五、活動期望與策劃

「您想通過活動達到什麼效果？」

最後，您舉辦活動的期望也與挑選的場地空間息息相關。如果您舉辦的活動期望能做到大型宣傳效果，比方說，邀請公眾人物或者記者傳媒到訪，那麼所尋找的場地應該能支援相對貴賓流量，又或是場地需要服務團隊去應付公眾人物的到來。另一方面，如果您期望活動能為企業塑造一個專業形象和擴展社交圈子，那麼可能就需要場地佈局按照您需要而去進行特別編排，進而達到您的活動期望。

有關活動策劃方面，您也有可能需要考慮到場地設備以及場地限制。倘若官網未能列明相關資料，那麼您有可能要跟場地提供者之服務團隊進行查詢和協調，從而調整自己在活動策劃時期早已定好的方案，減少進行活動期間所出現的潛在風險與問題。

瞭解更多：如何選擇合適的會議室與活動場地

場地配套層面

按照字面意思，就是您對於活動場地到底有什麼要求，或者是您有什麼特別需要的設備或者服務。

一、活動場地所在位置

「活動空間地點是否容易尋找？」

活動空間的位址需考慮到便利程度、交通可達性、地理優勢、所在地址的聲譽名氣，以及其他相關因素等等。作為一個便利地點，理應與大多數賓客擁有一個合理距離，主要是以辦公地點作計算，其次則是考慮住宅區域的位置。

就以廣州為例，由於不少商務工作都會在天河以及越秀等地區進行，所以鄰近位置或許比較合適且相對便利，方便各位賓客抵達活動會場。然而，如果舉行的活動邀請較多來自外地的人士，那麼機場附近的酒店或是活動場地無疑是更好選擇。為了減少到訪貴賓因迷路而錯過開場的可能性，您有可能要按著情況為到訪賓客提供一個精確的定位和交通引導。

二、活動場地交通配套

「活動場地有什麼地理優勢？」

確定活動場地之前，您也需了解場地平時交通如何，以及周邊的交通線路便利程度，以便應付任何緊急突發狀況。如果您的活動受眾涵蓋不同年齡階段和殘疾人士，您就應該將他們到達大樓的方法一併納入考慮因素。活動場地應照顧到不同訪客的需求與可訪問性，尤其是有特殊需要人士，應盡量協助他們進入場所，或者按著情況作出適當安排。

如果活動會場地理位置並非最大顧慮因素，您可按照自己或者舉辦活動的日常習慣去選擇比較方便的場地，又或者通過瀏覽舊顧客的評價去審視該場地風評如何。如果位置很重要，您可以選擇在主要活躍社區附近的各類商業大廈、酒店、酒吧甚至俱樂部舉辦活動。

三、活動場所硬件設施

「活動場地附有什麼設備？」

如果要成功舉辦一場空前絕後的活動，活動場地佈置與其硬體設施絕對不容輕易忽視。一個理想的活動空間理應能提供各種不同設施：

• 講義台
• 高速穩定的 Wi-Fi 連接
• 擴音系統
• 投影儀
• 音響設備
• 隔音牆
• 洗手間
• 停車場
• 燈光設備
• 大型螢幕等

有些配套則屬於場地優勢，打個比方，如果您的活動場所設有停車場，那麼您的賓客將能享有更彈性交通安排，增加地點可達性。但若然大樓提供泊車服務，就有需要釐清收費，減少客人面臨超時罰款的機率。

每一類活動都會有不同設備要求，比方說，餐飲盛宴就需要大量用餐位置，準備多張餐桌和椅子，按照人數進行相應安排；新聞發佈會、研討會、周年會以及大型高峰會則可能需要準備講義台，台上需要投影設備、麥克風、音響系統以及燈光設備，而台下就需要相應座位安排；舉行展覽、音樂會、慶祝派對、頒獎典禮或是團建活動就可能需要大量活動空間，靈活活動場地佈局，完善隔音設備，以及各種器材等。如果活動場地自身已經有完善配套，那麼作為活動舉辦者就能省下不少時間，減少需要額外預備的東西。

四、活動空間駐場服務

「活動場地能夠提供什麼服務？」

廣州活動場地有部分能夠按需提供不同服務，其中有餐飲服務、駐場 IT 支援團隊、專業招待貴賓服務、代客泊車服務、設備租借服務等，能夠為您準備好一切所需。除此之外，一些基本的事後清潔服務、活動策劃統籌支援服務，或是場地佈局安排服務等均能將您活動成功率穩定提升。當然，部分服務也不是涵蓋在場地租賃費用內，您可按需選用額外服務，多多少少能方便自己安排活動該如何進行。

舉例來說，如果您的活動將會邀請來自世界各地、不同社會階級人士，那麼有可能您有需要為此安排翻譯員來説明每位賓客進行溝通，又或是租用一些能提供停車場的地點，甚至能夠安排代客泊車服務，好讓自駕賓客免卻泊車煩惱，讓您的活動顯得更加體面。

五、活動場地客制安排

「活動場地是否靈活彈性？」

世上沒有一種活動場地能堪稱完美，往往每一種場地均有特定限制影響到您針對場地種類上所做的選擇。某程度上，活動場地能否進行彈性安排也因此變成相當重要的考慮因素。就如上述活動要求，某些活動可能有需要進行特定安排或者預備額外設施，以供某些活動能更順利進行。倘若場地能夠進行客製化服務，那麼租賃費用也可能因此獲得調整。部分場所可能可以開拓整合，將兩間細小房間打通為一間；又或是將一間房間直接分拆成不同結構，按照需求租用有需要空間大小。

在簽訂活動場地租賃協定前，應先了解場地租賃條款以及考慮場地安排是否可以按照自己所想進行變動。假如場地未能彈性地靈活運用，那麼會有機會讓您的成本增加不少。比方說，部分場地也有可能未能提供膳食服務，那您就有需要自行尋找到會服務以及專門負責清潔場地的服務。

德事商務中心能在廣州為您提供怎樣的活動場地？

「廣州舉辦活動場地有哪些？」

廣州作為大灣區的其中一個焦點區域，舉辦任何活動都絕對能吸引來自世界各地人士參與，尤其適合您舉辦大型商務工作。天河區與越秀區是廣州相對著名的商圈，擁有黃金商業地段，被譽為絕佳活動場地選址。不論舉辦林林總總的活動專案，德事商務中心均致力於滿足各種活動的需要，為您的賓客留下最佳活動體驗。德事商務中心分別在天河區和越秀區的中央商務區設有靈活彈性的活動場地，現場還配備後援團隊和不同設備供使用。

德事商務中心在廣州的活動空間均設有空調、高速穩定網路連接、一流音響系統，並提供符合人體工學傢俱和專業支援服務，保證您的活動能順利無阻。我們的場地寬敞而靈活，在設計上能按需進行調整，令您的貴賓刮目相看。

若然您正為尋找一個理想活動空間而感到煩惱，請不要猶豫，我們有詳細清單供您參考，或者馬上聯絡德事商務中心團隊，我們在廣州擁有眾多位於一流位置的場地選擇，可按需為您提供最貼身合適的可能性。我們的活動場地適合您舉辦各種各樣活動，包括講座、工作坊、研討會、商務聚會、企業速配、私人聚會、周年公司聚會、教育相關活動、拍攝等。

常見問題

德事商務中心的活動場地可以舉辦什麼類型的活動？

我們的多用途活動場地可用以舉辦各類活動，從產品發佈會、商務聚會及研討會，以至私人晚宴及較輕鬆的講座，我們都能為您找到合適的空間。我們位於不同中心的活動場地設計風格及場地大小多變。歡迎與我們的團隊聯繫，我們可應您的要求為您找到最佳的活動場地。

德事商務中心能為活動準備餐飲嗎？

當然可以！我們可以協助您佈置活動所需的高級餐飲服務，詳細可向我們當地的服務團隊查詢。您也可以自行準備所需的餐飲，或會有額外的收費。

德事商務中心能提供無障礙活動空間嗎？

可以，我們所有的商務中心均提供無障礙工作及活動空間。

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